BORDRO OUTSOURCE<span class="theme-gradient"HİZMETİ</span> Bizde!

Yıllık İzin Kurulu, Plan Çizelgesi ve Avans Ücret Süreci: İşverenler Bu Sistemi Nasıl Kurmalı?

Son dönemde denetimlerde bordro ve özlük dosyalarından çok, şirketlerin yıllık izin sistemlerini nasıl yönettiği inceleniyor.

Ali DİLBER

Haziran 25, 2025

SGK ve İş Müfettişleri, artık işletmelere yaptığı denetimlerde yıllık izin kurulu, yıllık izin planlamaları ve kullanımları ile yıllık izin öncesi avans ücret ödemeye kadar tüm izin uygulamalarını yazılı ve belgeli şekilde talep ediyor. Aksi halde ya kısa bir süre de tamamlanmasını istiyor ya da idari para cezalarını yazıyor. Ancak bu noktada süreç yönetiminde ciddi bir eksiklik söz konusu:

Pek çok şirket, yıllık izin kurulu, yıllık izin çizelgesi ve avans izin/avans ücret ödeme gibi konularda ne yapması gerektiğini ya bilmiyor ya da yanlış yapıyor. Çünkü sürecin her aşamasında ciddi bir prosedür ve doküman yükü olduğu gerçek.

İşte tam da bu noktada HRD Danışmanlık olarak devreye giriyoruz. Sadece bir prosedür değil, bu başlıklarda baştan sona yasal dayanaklı, belgelendirilmiş bir sistem kuruyoruz. Ortalama birkaç saat içerisinde, firmanıza en uygun sistem, HRD İş ve SGK Hukuk departmanı tarafından detaylı biçimde hazırlanıyor. Tüm yazılı dokümanlar eksiksiz şekilde size teslim ediliyor. Ardından süreç, yöneticilerinize adım adım anlatılıyor. Ve uygulama boyunca tüm noktalarda size destek sağlanıyor. Yazılı dokümanlardan sonra uygulama ise yalnızca birkaç gün içinde, yasal mevzuata tamamen uygun biçimde tamamlanmış oluyor.

Yıllık İzin Kurulu Nedir? Kimler Kurmak Zorundadır?

Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği Madde 15'e göre:

100 ve üzeri işçi çalıştıran işyerlerinde "Yıllık İzin Kurulu" kurulması zorunludur.

Kurul şu kişilerden oluşur:

• 1 işveren veya vekili (başkan),

• 2 işçi temsilcisi (seçimle belirlenir),

• 2 yedek işçi temsilcisi.

Kurulun yasal görevleri:

• İzin taleplerini değerlendirip çizelgeyi hazırlamak,

• Kıdeme, zorunluluğa, iş planına uygunluk gibi kriterleri dikkate almak,

• Tüm kararları karar defterine yazmak,

• İzin sürecini yazılı, izlenebilir ve denetime açık hale getirmek.

100'den Az İşçi Çalıştıran Şirketlerde Ne Yapılmalı?

Yönetmelik Madde 18'e göre:

100'den az işçi çalıştıran işyerlerinde izin kurulu kurulması zorunlu değildir. Ancak izin işlemleri, işveren veya vekili ile işçilerin kendi aralarından seçtiği bir temsilci tarafından yürütülmelidir.

Yani özetle: Her işveren, şirkette izin sistemini yazılı olarak kurmak, duyurmak ve uygulamak zorundadır.

Yıllık İzin Planlaması Nasıl Yapılmalı? Plan Çizelgesi Nasıl Hazırlanır?

Yönetmeliğin 16. ve 19. maddelerine göre, yıllık izin plan çizelgesinde şu bilgiler yer alır:

• Adı soyadı

• Sicil numarası

• İşe başlama tarihi

• İzne hak kazanma tarihi

• Çalışma sürresi

• Yıllık izin gün sayısı

• Yol izni günü (varsa)

• İznin başlama ve bitiş tarihleri

Bu çizelge işverenin onayıyla ilan edilir ve çalışanlardan imza alınarak dosyalanır.

Yıllık İzne Çıkmadan Önce, İşçiye Peşinen Yıllık İzin Avans Ücreti Ödemesi Nasıl Yapılır?

4857 sayılı İş Kanunu Madde 57'ye göre, işveren; işçinin yıllık izin süresine ait ücreti izne çıkmadan önce peşin olarak ödemek veya avans olarak vermekle yükümlüdür.

“Bu ödeme işçinin talebine mi bağlıdır?”

Hayır. Bu uygulama işçinin isteğine bağlı değildir. Bu ödeme, tamamen yasal bir zorunluluktur.

“İşçi Yıllık İzin Avans Ücreti istemezse ödeme yapılmayabilir mi?”

Hayır. Kanunen bu ödeme mutlaka yapılmalıdır. Talep olsa da olmasa da ödenmelidir.

“Bu ödeme bordroda nasıl gösterilmeli?”

• İzne çıkma önceki işçiye ödenmelidir.

• Açıklama kısmında Yıllık izin avans ücreti belirtilebilecek şekilde yazılmalı,

• Banka yoluyla ödenmesi tavsiye edilir,

• Ayrıca talep formu veya yazılı muvafakat aranmaz.

Bordroda mutlaka; normal avans kaleminde değil, yıllık izin avans ücreti gibi açıkça yazılmalıdır.

“Bu neden avans sayılıyor?”

Bu bir borç değil; çalışanın zaten hak kazandığı ücretin önceden verilmesidir.