Yol Yardımı Nasıl Bordrolaştırılır?

1. Yol Yardımı Nedir?

Yol yardımı; çalışanların işe gidiş gelişlerini karşılamak için işveren tarafından sağlanan nakdi ya da ayni destektir. 4857 sayılı İş Kanunu’nda bu konuda açık bir düzenleme bulunmamaktadır. Dolayısıyla yol yardımı ödemesi yapmak işverenin tercihine bağlıdır.

2. Yol Ücreti Çeşitleri Nelerdir?

• Nakit Ödeme: Çalışanın ikamet adresi ile işyeri arasındaki mesafe dikkate alınarak hesaplanan yol masrafı, aylık nakit olarak ödenir. Nakit ödenen yol yardımlarının mutlaka bordrolaştırılması gerekir.
• Toplu Taşıma Kartı: Akbil, kent kart, seyahat kartı gibi şehir içi ulaşımda geçerli kartların temini sağlanır. Yol yardımlarının toplu taşıma kartları ile yapılması durumunda mutlaka bordrolaştırılması gerekir.
• Yakıt Desteği: Çalışan işe kendi aracıyla geliyorsa, belirlenen yakıt masrafı işveren tarafından karşılanır. Yol yardımlarının işçiye yakıt desteği adın altında yapılması durumunda mutlaka bordrolaştırılması gerekir.
• Şirket Aracı Tahsisi: Personel kullanımına araç tahsis edilir, yakıt ve bakım giderleri işveren tarafından ödenir. Bu durumun bordrolaştırılma zorunluluğu yoktur.
• Servis Hizmeti: İşverenin belirlediği güzergâhlarda servis sağlanarak çalışanların ulaşımı ücretsiz şekilde karşılanır. Ücretsiz servisleri bulunur. Personelin ulaşımı bu servisler aracılığı ile sağlanır. Bu durumun bordrolaştırılma zorunluluğu yoktur. Muhasebe tarafında giderleştirilmesi yapılır.

3. Yol Yardımı Kıdem ve İhbar Tazminatına Eklenir Mi?

Yol yardımının işveren tarafından; nakden, işçiye araç tahsisi yapılması, kart bedeli verilmesi ve servis sağlanması şeklinde gerçekleşebilir. İşçiye araç tahsisi yapılması, kart bedeli verilmesi halinde yol ücreti ilgili belediyeden sorularak esas ücrete ilave edilmeli; işyeri servisinde ise ilgili servisçiler odasından günlük ücret sorularak esas ücrete ilave edilmelidir. Nakden değil ayni olarak karşılanan yol yardımının, parasal değeri brüt tutar üzerinden hesaplanarak kıdem tazminatı hesaplamasına ilave edilmesi gerekir.

4. Yol Yardımı, Sözleşmede Yazmazsa Kıdem ve İhbar Tazminatı Hesabında Dikkate Alınır mı?

Kıdem ve ihbar tazminatının hesabı giydirilmiş brüt ücret üzerinden yapılır. Giydirilmiş ücret hesaplanırken, işçiye verilen aylık çıplak brüt ücretin dışında geleneksel hale gelmiş, para ya da para ile ölçülebilen tüm menfaatlerin eklenmesi ile bulunur. Dolayısıyla her menfaatin sözleşme veya sözleşme ekinde yazması gerekmez.

5. Yol Yardımı İstisnalardan Yararlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

• Belgelendirme: Yol yardımı ödemelerinin istisna kapsamında değerlendirilebilmesi için mutlaka belgelendirilmesi gerekmektedir. Toplu taşıma kartı veya bileti sağlanıyorsa, bu belgelerin saklanması; nakit ödeme yapılıyorsa, ödemenin “yol yardımı” olarak kayıtlarda belirtilmesi gerekmektedir.
• Günlük İstisna Tutarının Aşılmaması: Yasal kesintilere ve günlük istisna limitlerine dikkat edilmemesi vergi, SGK primi ve çalışana yapılacak ödemelerin hatalı olmasına yol açmaktadır. Bu nedenle, yol yardımının sağlanma şekli, istisna durumu ve günlük istisna limiti dikkate alınarak yasal kesintilerin mevzuata uygun yapılmasına özen göstermesi gerekmektedir.
• Servis Hizmetleri: İşverenler tarafından sağlanan servis hizmetleri, tutar sınırı olmaksızın gelir vergisi, damga vergisi ve SGK priminden istisnadır. Bu nedenle, servis hizmeti sağlamak, işverenler için avantajlı bir seçenek olabilmektedir. Yol yardımının servis hizmeti şeklinde sağlanması halinde, servis hizmeti maliyetinin doğru hesaplanması ve kayıt altına alınması gerekmektedir. Zira, servis hizmeti maliyetinin doğru hesaplanması kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı hesabına esas olan yol yardımı tutarı açısından önemlidir.
• Denetim Hazırlığı: Vergi ve SGK denetimlerinde, yol yardımı ödemelerine ilişkin belgelerin eksiksiz olması önem taşımaktadır. Bu çerçevede, işverenlerin, tüm kayıtlarını düzenli tutarak denetimlere hazır tutmaları gerekmektedir.
• Çalışanların Bilgilendirilmesi: Yol yardımı uygulamaları hakkında çalışanların bilgilendirilmesi, olası karışıklıkları ve anlaşmazlıkları önlemek açısından önemli olduğundan, yol yardımının ne şekilde sağlanacağı konusunda bilgilendirilmeleri önemlidir.

6. 2025 Yılı Yol Yardımı İstisna Tutarları Nelerdir?

İşverenler tarafından çalışanlara sağlanan yol yardımları, ayni veya nakdi olma durumuna göre belli şartlarla ve belli sınırlar dahilinde gelir vergisi, damga vergisi ve SGK primlerinden istisnadır.

7. Sonuç: Yol Yardımında Doğru Uygulamanın Önemi

Yol yardımı, çalışanlar için büyük bir kolaylık sağlarken işverenler için de motivasyonu artırıcı bir yan hak olarak öne çıkmaktadır. Ancak ödeme şekli, istisnalar ve bordro kayıtları doğru yönetilmediğinde, işveren hem vergi hem de SGK cezalarıyla karşı karşıya kalabilir. Bu nedenle işverenlerin yol yardımını bordrolaştırırken mevzuata uygun hareket etmeleri ve tüm belgeleri düzenli tutmaları kritik önem taşır.