Eksik Gün Kodları Nelerdir? Hangi Kod Ne Zaman Kullanılır?
Çalışanın ay içerisinde 30 günden daha az çalışması halinde, eksik çalışmanın nedeninin doğru şekilde bildirilmesi hem çalışan hakları hem de işverenin SGK yükümlülükleri açısından büyük önem taşır. İstirahat, ücretsiz izin, devamsızlık, kısmi süreli çalışma veya diğer nedenlerle ortaya çıkan eksik günlerin, gerçeğe uygun kodlarla bildirilmesi gerekir. Yanlış eksik gün kodunun kullanılması; çalışanın SGK kayıtlarının hatalı oluşmasına, işveren kayıtları ile SGK bildirimleri arasında uyumsuzluk ortaya çıkmasına ve denetimlerde açıklama veya belge talep edilmesine neden olabilir. Bu nedenle bordro süreçlerinde yalnızca eksik gün sayısının doğru hesaplanması değil, eksik gün nedeninin de doğru belirlenmesi ve belgelerle desteklenmesi önemlidir.
Eksik Gün Bildirimi Nedir ve Hangi Durumlarda Yapılır?
Eksik gün bildirimi, sigortalının ilgili ay içerisinde 30 gün üzerinden bildirim yapılmasını gerektirecek şekilde tam çalışmaması halinde, çalışmadığı günlerin nedeninin SGK'ya bildirilmesidir. Örneğin 30 günlük bir ayda çalışan 5 gün istirahat raporu almışsa ve ayın kalan günlerinde çalışmışsa, gerekli koşullar çerçevesinde çalışılan günler SGK'ya bildirilirken eksik kalan günlerin nedeni de ilgili kod kullanılarak gösterilir. Eksik gün; sağlık raporu, ücretsiz izin, devamsızlık, kısmi süreli çalışma ve mevzuatta belirtilen diğer nedenlerle ortaya çıkabilir. Burada temel kural, SGK'ya yapılan bildirimin çalışanın fiili çalışma durumunu doğru şekilde yansıtmasıdır.
Eksik Gün Bildiriminin Yasal Dayanağı
Eksik gün bildirimlerinin temelinde 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile ilgili ikincil mevzuat ve SGK uygulamaları bulunmaktadır. İşverenlerin, çalışanların eksik çalışma nedenlerini gösteren bilgi ve belgeleri düzenli şekilde muhafaza etmesi gerekir. SGK tarafından talep edilmesi halinde bu belgelerin Kuruma ibraz edilmesi önem taşımaktadır. Bu nedenle eksik gün bildirimi yalnızca beyannamede bir kod seçilmesinden ibaret değildir. Seçilen kodun arkasında, bildirilen durumu destekleyen uygun bir kayıt veya belge bulunmalıdır.
SGK Eksik Gün Kodları ve Anlamları
Eksik gün kodunun doğru seçilmesi, çalışanın SGK kayıtlarının gerçeğe uygun oluşturulması açısından kritik öneme sahiptir.
|
Kod
|
SGK Eksik Gün Açıklaması
|
Hangi durumda kullanılır?
|
|
1
|
İstirahat
|
Çalışanın raporlu/istirahatli olduğu günlerde kullanılır.
|
|
3
|
Disiplin Cezası Nedeni
|
Disiplin cezası nedeniyle çalışanın çalışmadığı ve ücret alamadığı günlerde kullanılır.
|
|
4
|
Gözaltına Alınma Nedeni
|
Çalışanın gözaltında olması nedeniyle çalışamadığı günlerde kullanılır.
|
|
5
|
Tutuklanma
|
Çalışanın tutukluluk nedeniyle çalışamadığı günlerde kullanılır.
|
|
6
|
Kısmi İstihdam
|
Kısmi süreli iş sözleşmesi kapsamında ayın tamamında çalışılmayan günler için kullanılır.
|
|
7
|
Puantaj Kayıtları
|
Çalışmanın puantaj kayıtlarına göre belirlendiği durumlarda kullanılır. Kısmi süreli sözleşme olmadan yalnızca saatleri 7,5 saate bölerek gün hesabı yapmak için kullanılmamalıdır. SGK bu konuda ayrıca uyarı yayımlamıştır.
|
|
8
|
Grev
|
Çalışanın greve katılması nedeniyle çalışmadığı günlerde kullanılır.
|
|
9
|
Lokavt
|
İşveren tarafından lokavt uygulanması nedeniyle çalışılmayan günlerde kullanılır.
|
|
10
|
Genel Hayatı Etkileyen Olaylar
|
Genel hayatı etkileyen olaylar nedeniyle işyerinde faaliyetin durması veya çalışmaya ara verilmesi halinde kullanılır.
|
|
11
|
Doğal Afetler
|
Deprem, sel vb. doğal afetler nedeniyle işyerinde çalışmanın mümkün olmadığı durumlarda kullanılır.
|
|
12
|
Birden Fazla Eksik Gün
|
Aynı ay içinde birden fazla farklı eksik gün nedeni bulunması halinde kullanılır.
|
|
13
|
Diğer Nedenler
|
Yukarıdaki özel kodların hiçbirine girmeyen diğer eksik çalışma nedenlerinde kullanılır.
|
|
15
|
Devamsızlık
|
Çalışanın geçerli bir mazeret olmaksızın işe gelmediği ve bu günler için ücret ödenmediği durumlarda kullanılır.
|
|
16
|
Fesih Tarihinde Çalışmamış
|
Çalışanın iş sözleşmesinin sona erdiği ayda, fesih tarihinden önce/sonra çalışmadığı günlerin bildiriminde kullanılır.
|
|
17
|
Ev Hizmetlerinde 30 Günden Az Çalışma
|
Ev hizmetlerinde çalışan sigortalının ay içinde 30 günden az çalışması halinde kullanılır.
|
|
18
|
Kısa Çalışma Ödeneği
|
Kısa çalışma uygulaması kapsamında çalışılmayan günler için kullanılır.
|
|
19
|
Ücretsiz Doğum İzni
|
Çalışanın doğum sonrası ücretsiz izin kapsamında çalışmadığı günlerde kullanılır.
|
|
20
|
Ücretsiz Yol İzni
|
İş Kanunu kapsamında çalışana verilen ücretsiz yol izni nedeniyle çalışılmayan günlerde kullanılır.
|
|
21
|
Diğer Ücretsiz İzin
|
Doğum veya yol izni dışındaki normal ücretsiz izinlerde kullanılır. Örneğin işveren ile çalışanın ücretsiz izin konusunda anlaşması. SGK örneğinde de ücretsiz izin için 21 kodunun kullanıldığı belirtilmektedir.
|
|
22
|
5434 SK Ek 76, Geçici 192
|
5434 sayılı Kanunun ilgili maddeleri kapsamında bulunan sigortalıların bu kapsamdan kaynaklanan eksik günlerinde kullanılır.
|
|
23
|
Yarım Çalışma
|
Doğum/evlat edinme sonrası yarım çalışma hakkından ve buna bağlı yarım çalışma ödeneğinden yararlanılan durumlarda kullanılır.
|
|
24
|
Yarım Çalışma ve Diğer Nedenler
|
Aynı ayda hem yarım çalışma hem de başka bir eksik gün nedeni bulunması halinde kullanılır.
|
|
25
|
Diğer Belge/Kanun Türlerinden Gün Tamamlama
|
Aynı çalışanın birden fazla belge veya kanun türünden bildirilmesi gerektiğinde, diğer belge/kanun türünden günlerin tamamlanması nedeniyle kullanılır.
|
|
26
|
Kısmi İstihdama İzin Verilen Yabancı Uyruklu
|
Mevzuatı gereği kısmi süreli çalışmasına izin verilen yabancı uyruklu sigortalıların eksik günlerinde kullanılır.
|
|
27
|
Kısa Çalışma Ödeneği ve Diğer Nedenler
|
Aynı ay içinde hem kısa çalışma ödeneği kapsamında eksik gün hem de başka bir eksik gün nedeni bulunması halinde kullanılır.
|
|
28
|
Pandemi Ücretsiz İzin
|
4857 Geçici 10. madde kapsamındaki pandemi ücretsiz izni için oluşturulmuş özel koddur.
|
|
29
|
Pandemi Ücretsiz İzin ve Diğer
|
Pandemi ücretsiz izniyle birlikte aynı ay içinde başka bir eksik gün nedeni de bulunması halinde kullanılmıştır.
|
En Sık Kullanılan Eksik Gün Kodları ve Uygulama Örnekleri
Kod 01 – İstirahat
Çalışanın yetkili sağlık kuruluşundan aldığı istirahat raporu nedeniyle çalışamadığı günlerde kullanılır.
Örneğin, çalışan ay içerisinde 4 gün sağlık raporu almışsa, raporlu olduğu günler için ilgili eksik gün bildirimi yapılır. Dikkat edilmesi gereken en önemli nokta: Sağlık raporu bulunan günlerin devamsızlık koduyla bildirilmemesidir.
Kod 06 – Kısmi İstihdam
Kısmi süreli çalışanların, sözleşmeleri ve fiili çalışma süreleri nedeniyle ay içerisinde 30 günden az çalışmaları halinde gündeme gelir. Bu durumda çalışma süresinin ve prim gün sayısının doğru hesaplanması gerekir.
Kod 15 – Devamsızlık
Çalışanın herhangi bir haklı veya geçerli mazereti olmaksızın işe gelmediği günlerde kullanılır.
Ancak devamsızlık kodunun kullanılabilmesi için işverenin bu durumu kayıtlarla destekleyebilmesi önemlidir. Devamsızlık tutanakları ve puantaj kayıtları bu açıdan önem taşıyabilir.
Kod 21 – Diğer Ücretsiz İzin
Çalışanın ücretsiz izin kullanması nedeniyle oluşan eksik günlerde, durumun niteliğine uygun olarak kullanılabilir. Ücretsiz izin uygulamasında izin talebi veya onayını gösteren belgelerin düzenli şekilde muhafaza edilmesi, olası denetimlerde önem taşır.
Eksik Gün Bildiriminde Düzenlenmesi Gereken Belgeler
Eksik gün nedeninin doğru şekilde belgelenmesi, işveren açısından önemli bir yükümlülüktür.
Eksik günün nedenine göre örneğin;
- Sağlık raporu
- Ücretsiz izin formu
- Puantaj kayıtları
- Devamsızlık tutanakları
- Kısmi süreli iş sözleşmesi
- Grev veya lokavta ilişkin belgeler
- Diğer resmi kayıt ve belgeler
saklanmalıdır.
SGK uygulamasında eksik çalışmaya ilişkin belgelerin işveren tarafından muhafaza edilmesi ve Kurum tarafından talep edildiğinde ibraz edilmesi önem taşımaktadır.
Eksik Gün Kodu Seçerken İşverenlerin En Sık Yaptığı Hatalar
Bordro uygulamalarında eksik günlerle ilgili en sık karşılaşılan hatalar şunlardır:
- Eksik gün nedenini yanlış kodla bildirmek,
- Raporlu günleri devamsızlık olarak göstermek,
- Ücretsiz izin belgelerini düzenlememek,
- Puantaj kayıtlarını eksik tutmak,
- Kısmi süreli çalışanların gün hesabını yanlış yapmak,
- Bordro ile SGK bildiriminin birbirinden farklı olması,
- Seçilen eksik gün kodunu destekleyen belge bulundurmamak.
Bu hatalar yalnızca bordro kayıtlarının düzeltilmesini değil, gerekli durumlarda SGK tarafından ek bilgi ve belge talep edilmesini de gündeme getirebilir.
Eksik Gün Bildiriminde SGK Denetimlerinde Dikkat Edilen Hususlar
SGK denetimlerinde, bildirilen eksik gün nedeninin gerçek durumu yansıtıp yansıtmadığı ve işverenin kayıtlarının bu bildirimi destekleyip desteklemediği önem taşır. Örneğin bir çalışan için ücretsiz izin nedeniyle eksik gün bildirimi yapılmışsa, işverenin bu izni gösteren kayıtları sunabilmesi beklenir. Benzer şekilde, devamsızlık bildirimi yapılan çalışan bakımından puantaj kayıtları ve devamsızlık tutanakları; istirahat bildirimi bakımından ise sağlık raporu gibi belgeler önem taşır. Dolayısıyla eksik gün kodu seçilirken yalnızca “hangi kodu kullanmalıyım?” sorusunun değil, “bu kodu hangi belgeyle destekleyebilirim?” sorusunun da cevaplanması gerekir.
Eksik Gün Kodlarının Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesine Etkisi
İşveren tarafından bildirilen prim ödeme gün sayısı ile eksik gün nedeni arasında tutarlılık bulunmalıdır. Beyannamede yapılan bildirimlerin bordro, puantaj ve diğer işyeri kayıtlarıyla uyumlu olması gerekir. SGK'nın güncel uygulamalarında Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi üzerinden yapılan sigorta bildirimleri önemini korumaktadır.
Eksik Gün Kodları ile İlgili Güncel SGK Düzenlemeleri
Eksik gün bildiriminde prim ödeme gün sayısı ile eksik gün nedeni arasında uyum bulunmalıdır. Bordro kayıtları, puantajlar, izin belgeleri ve SGK'ya yapılan bildirimlerin birbirini desteklemesi gerekir. Bu nedenle bordro hazırlanırken yalnızca ücret hesaplamasının değil, prim gün sayısı ve eksik gün kodunun da kontrol edilmesi önemlidir. SGK'nın güncel e-Bildirge kılavuzunda da sigortalının ay içinde eksik bildirilen günlerine ilişkin uygun eksik gün nedeninin seçilmesi gerektiği belirtilmektedir.
Sık Sorulan Sorular
- Eksik gün kodu yanlış bildirilirse ne olur?
Yanlış kod kullanılması, çalışanın SGK kayıtlarının gerçeğe aykırı oluşmasına ve işverenin gerekli durumlarda açıklama veya belge sunmasına neden olabilir. Bu nedenle bildirim yapılmadan önce eksik gün nedeni mutlaka kontrol edilmelidir.
- Raporlu çalışan için hangi eksik gün kodu kullanılır?
Sağlık raporu nedeniyle oluşan eksik günlerde genel olarak 01 – İstirahat kodu kullanılır.
- Ücretsiz izin ile devamsızlık aynı kod mudur?
Hayır. Ücretsiz izin ve devamsızlık farklı durumları ifade eder ve ilgili durumun niteliğine uygun eksik gün kodunun kullanılması gerekir.
- Eksik gün belgeleri SGK'ya her ay gönderilir mi?
Eksik gün nedenini gösteren belgelerin işveren tarafından usulüne uygun şekilde muhafaza edilmesi ve SGK tarafından talep edilmesi halinde ibraz edilmesi esastır.
- Eksik gün kodunu seçerken en önemli kriter nedir?
En önemli kriter, seçilen kodun çalışanın gerçek çalışma durumuyla örtüşmesi ve gerektiğinde belgeyle desteklenebilmesidir.
Sonuç
Eksik gün bildirimi, bordro süreçlerinde yalnızca teknik bir işlem olarak değerlendirilmemelidir. Doğru gün sayısının belirlenmesi, doğru eksik gün kodunun seçilmesi ve bildirimin dayanağını oluşturan belgelerin düzenli şekilde saklanması, hem çalışan haklarının korunması hem de işverenin SGK karşısındaki yükümlülüklerini doğru şekilde yerine getirmesi açısından büyük önem taşır. Özellikle istirahat, ücretsiz izin, devamsızlık ve kısmi süreli çalışma gibi birbirinden farklı durumların doğru kodlarla bildirilmesi gerekir. Bordro süreçlerinde yapılacak küçük bir kodlama hatasının dahi SGK kayıtlarında uyumsuzluğa yol açabileceği unutulmamalıdır.
Bu nedenle işveren ve bordro uzmanlarının, her bildirim döneminde gün sayısı, eksik gün nedeni, ilgili kod ve dayanak belgeleri birlikte kontrol etmesi sağlıklı bir bordro süreci açısından önemlidir.
Not: Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. SGK mevzuatı ve uygulamaları dönemsel olarak değişebildiğinden, işlem yapılacak dönem için güncel SGK düzenlemelerinin ayrıca kontrol edilmesi gerekir.
