İşçinin Rızası Olsa Bile Biyometrik Verilerle Mesai Takibi Yapılabilir Mi?

Puantaj Nedir? İşletmeler İçin Doğru Puantaj Takibinin Önemi

Puantaj, işletmelerde çalışanların günlük çalışma saatlerini, devamsızlık durumlarını ve fazla mesai kayıtlarını düzenli şekilde takip etmek için kullanılan temel bir insan kaynakları uygulamasıdır. Doğru tutulmuş puantaj kayıtları, hem bordro süreçlerinin hatasız işlemesi hem de iş hukuku yükümlülüklerinin doğru şekilde yerine getirilmesi açısından kritik bir role sahiptir.

Modern işletmelerde puantaj; giriş–çıkış saatleri, vardiya planları, izin ve rapor verileri gibi birçok parametrenin sistemli biçimde kaydedilmesini sağlar. Bu nedenle hem küçük işletmeler hem de büyük ölçekli şirketler için doğru puantaj yönetimi, maliyet kontrolünün ve çalışan verimliliğinin temel bileşenlerinden biridir.

Puantaj takibinin sağladığı başlıca faydalar şunlardır:

• Doğru bordro hesaplaması: Çalışma süresi, eksik mesai, fazla mesai ve izin bilgilerinin hatasız işlenmesi.

• Yasal uyum: İş Kanunu ve SGK mevzuatının gerektirdiği kayıtların eksiksiz tutulması.

• Şeffaf İK yönetimi: Çalışan–işveren ilişkisinde güven yaratan objektif veri akışı.

• Operasyonel verimlilik: Vardiya planlaması ve iş gücü yönetiminde daha yüksek doğruluk.

Puantaj nedir sorusunun cevabı yalnızca bir “çalışma saati kaydı” değildir; doğru bir puantaj sistemi işletmenin tüm insan kaynakları süreçlerinin temelini oluşturan stratejik bir veri yönetimidir.

Puantajın Denetim ve Hukuki Süreçlerdeki Önemi

Her ay çalışanlara puantajların imzalatılması, işletmeler için kritik bir uygulamadır. Düzenli olarak imzalanmış puantajlar, ileride oluşabilecek hukuki risklerin önüne geçmek ve çalışan–işveren ilişkisini korumak açısından büyük önem taşır.

İmzalı puantajlar, olası denetimlerde ve iş davalarında en güçlü kanıt niteliğindedir. Çalışma saatleri, fazla mesai, izin ve devamsızlık kayıtlarının çalışan tarafından onaylanmış olması, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirdiğini açık şekilde gösterir. Bu sayede, eksik veya hatalı bordro hesaplamalarından kaynaklanabilecek anlaşmazlıklar minimize edilir.

Ayrıca dijital veya kağıt ortamda tutulan puantajların aylık olarak imzalatılması, işletmenin denetimlere hazırlıklı olmasını sağlar. İş Kanunu ve SGK mevzuatına uygun olarak saklanan imzalı kayıtlar, iç ve dış denetimlerde güvenilir bir veri temeli sunar ve hukuki süreçlerde işletmeye önemli avantaj sağlar.

Sonuç olarak, puantajların düzenli şekilde çalışanlar tarafından imzalanması, yalnızca bordro doğruluğunu sağlamakla kalmaz; aynı zamanda işletmeyi olası dava ve denetim risklerine karşı koruyan stratejik bir önlemdir.

Doğru Puantajın Sırrı: Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Puantaj, kısaca işçinin iş yerinde fiilen geçirdiği sürenin kayıt altına tutulması ve fazla çalışma, eksik gün gibi detayların işlenmesi ile doğru maaş hesaplamalarının işverence yapılmasıdır.

Bordro hazırlama konusunda ne kadar uzman olursanız olun, puantaj bilgileriniz hatalıysa maaş hesaplamaları da kaçınılmaz olarak yanlış çıkar.

Doğru bir puantaj oluşturmak için cetvelde tarih, işe başlama ve işten ayrılma saatleri, mola süreleri, günlük toplam çalışma zamanı, eksik çalışma ve fazla mesai saatleri, hafta tatili ile ulusal ve resmi tatil günleri ve çalışanın devam durumu gibi başlıkların bulunması büyük önem taşır ve bu başlıklar ayın ilgili günlerinde eksiksiz bir şekilde işaretlenmelidir.

Bu nedenle, işletmenin izin politikalarının doğru şekilde belirlenmesi ve eksiksiz uygulanması büyük önem taşır.

Personelin işe giriş çıkış saatlerinin eksiksiz olarak tutulması, mümkünse elektronik ortamda yazılım çözümleri ile entegre çalışmalıdır.

Postalar halinde veya uygulamadaki adıyla vardiya sistemi ile çalışılan iş yerlerinde puantaj tutulurken dikkat edilmesi gerekenlerden biri de mevzuata uygun bir şekilde saatlerin belirlenmesidir. Hatalı giriş çıkışlar takip edilmeli, gerekirse manuel olarak düzeltilmelidir.

Personellere ait puantaj verileri denetim süreçleri için arşivlenmelidir.

Puantaj uygulamaları, çalışanlara ait giriş çıkış saatleri, tanıma çözümleri gibi biyometrik veriler dahil birçok kişisel bilgiyi işler. Bu nedenle ilgili verilerin kanuna uygun şekilde işlenmesi zorunludur.

Doğru Puantaj Yönetimi İçin İK Çalışanlarına Adım Adım Öneriler

Çalışanların puantaj kayıtlarının hatasız ve eksiksiz tutulması, bordro doğruluğu, hukuki uyum ve iş gücü planlaması açısından kritik öneme sahiptir. İnsan kaynakları çalışanlarının izlemesi gereken adımlar şunlardır:

a. İzin Prosedürünü Belirleyin ve Uygulayın

• Çalışanlar izne çıkmadan önce ilgili izin formunu doldurmalı ve İnsan Kaynakları birimine teslim etmelidir.

• İK, tüm izin taleplerini sistemde kayıt altına almalı ve bordro ile ilişkilendirmelidir.

• Bu adım, puantajda eksik veya hatalı izin kaydı riskini minimize eder.

b. Günlük Giriş–Çıkış Kayıtlarını Kontrol Edin

• İK çalışanı her gün bir önceki günün puantaj kayıtlarını incelemelidir.

• Eksik veya hatalı giriş/çıkış varsa, sebebi derhal tespit edilmeli ve çalışan ile iletişime geçilmelidir.

• Günlük kontrol yapılmaz ve eksiklikler ay sonuna bırakılırsa, bordro hesaplamaları karmaşıklaşır ve hatalara yol açar.

c. Fazla Mesai ve Devamsızlıkları Doğru Kaydedin

• Fazla mesai talepleri ve devamsızlık kayıtları, ilgili belgelerle birlikte puantaja işlenmelidir.

• Eksik veya hatalı kayıtlar, hem bordro hem de hukuki süreçlerde sorun yaratır.

d. Sistematik ve Düzenli Kayıt Tutun

• Tüm puantaj verileri dijital sistemde saklanmalı ve güvenli bir şekilde yedeklenmelidir.

• Kağıt tabanlı kayıtlar da varsa, imzalı olarak arşivlenmeli ve denetime hazır olmalıdır.

e. Raporlama ve İzleme Yapın

• İK, aylık olarak puantaj verilerini kontrol edip raporlamalıdır.

• Eksik veya hatalı kayıtlar varsa, bunlar giderilmeden bordro sürecine geçilmemelidir.

• Bu yaklaşım, denetimlerde ve olası hukuki durumlarda güçlü bir kanıt sağlar.

f. Çalışanlarla İletişimi Güçlendirin

• Puantaj kayıtlarında oluşabilecek eksiklikler için çalışanlarla düzenli iletişim kurulmalı ve prosedürler net bir şekilde paylaşılmalıdır.

• Bu sayede hem hatalar minimize edilir hem de çalışan bağlılığı ve şeffaflık artar.

İşçinin Rızası Alınsa Bile Biyometrik Veri ile Mesai Takibi Hukuka Uygun mu?

Biyometrik veri ile mesai takibi günümüzde hem özel sektörde hem de kamu kurumlarında yaygın olarak kullanılıyor. Parmak izi, yüz tanıma, retina veya göz taraması gibi sistemler, Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) yazılımlarının önemli bir parçasını oluşturuyor.

Ancak en sık sorulan soru şudur:

“İşçinin açık rızası varsa biyometrik veri ile mesai takibi yapabilir miyiz?”

Cevap: Hayır, açık rıza tek başına yeterli değildir.

Biyometrik Veri Nedir ve Neden Özel Korunur?

Biyometrik veriler, kişiyi fiziksel veya davranışsal olarak tanımlayan ve geri döndürülemez özelliklerdir. Parmak izi, yüz tanıma, iris taraması gibi veriler KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak sınıflandırılır. Bu veriler yalnızca:

• Açık bir kanuni düzenleme varsa,

• Ya da kişinin özgür iradesiyle verdiği açık rıza mevcutsa işlenebilir.

Ancak Anayasa Mahkemesi kararlarına göre, rıza olsa bile veri işleme yöntemi ölçüsüzse veya daha az müdahaleci bir alternatif varsa uygulama hukuka aykırıdır.

Önemli Noktalar:

İşyerinde kartlı geçiş veya manuel imza gibi yöntemler mümkünken, biyometrik sistem kullanımı ölçüsüzlük yaratır.

Parmak izi veya yüz tanıma ile mesai takibi için sadece çalışandan rıza almak yeterli değildir.

KVKK’ya göre özel nitelikli veriler işlenirken üç koşul birlikte aranır:

• Kanuni dayanak veya açık rıza,

• Ölçülülük ve zorunluluk,

• Amaca bağlılık ve sınırlılık.

Riskli Sistemler:

• Parmak izi ile PDKS takibi

• Yüz tanıma ile işe giriş-çıkış takibi

• Retina veya iris taraması

• Avuç içi damar haritası

İşverenler Ne Yapmalı?

• Daha az müdahaleci yöntemleri tercih edin (kart, turnike, şifre v.b).

• Biyometrik veri kullanımı zorunluluk testinden geçirilmeli.

• Açık rıza, çalışan üzerinde baskı olmadan alınmalı.

• Uygulama KVKK ve Anayasa Mahkemesi kararlarına uygun olmalı.

Sonuç: Açık rıza, ölçüsüz uygulamaları meşrulaştırmaz ve işveren sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Çalışan izin vermiş olsa bile, uygulamanın gerekliliği ve ölçülülüğü her zaman denetlenir.