Çapraz Fonksiyonel Takım'lı Örgütlerin Gücü

Çapraz Fonksiyonel Takım

Bir kurumu var eden ve ayakta tutan dinamik,kurum içi bilgi paylaşımının şeffaf ve sürdürülebilir bir yapıda olmasıdır.Departmanlar arası iletişim ve uyum sorunu organizasyonun tümünü etkileyen bir unsur haline dönüşmekte ve müşterilerin de dahil olduğu bu ağdan herkes etkilenmektedir.Kuruluşların iletişim ve işlevsizlik sorunlarıyla baş etmelerini sağlayan ve panzehir niteliğinde olan organizasyondaki çapraz fonksiyonel takımlar devreye girmektedir.
O halde çapraz fonksiyonel takımın ne olduğunu, amacını, avantaj ve dezavantajlarını, bu takımları inşa etmenin nasıl mümkün olduğunu beraberce bir incelemekte fayda var.

Çapraz Fonksiyonel Takım Nedir?
Bir kuruluştaki pazarlama, satış, finans, ürün geliştirme, müşteri hizmetleri gibi çeşitli departmanlarda bulunan çalışanların ortak bir hedefe ulaşmak için işbirliği yaptığı bir çalışma grubudur. Çapraz fonksiyonel takımlar,çoğu zaman belli bir projeyi tamamlamak için düzenlense de daha sürekli bir amaçla da oluşturulabilir. Örneğin bir yazılım şirketi, yeni bir uygulama üretmek için mühendislik, satış, pazarlama ve müşteri hizmetlerinden hepsi eşit paydaşlar olarak çalışan çalışanlarla çapraz işlevli bir ekip oluşturabilir.

Çapraz Fonksiyonlu Takımların Amacı Nedir?
Şirketler, daha iyi sonuçları daha hızlı üretmelerine yardımcı olmak için çapraz fonksiyonel takımlar kullanır.Bu düşüncenin arkasındaki temel mantalite, bir projede pay sahibi olan farklı iş bölümlerinden çalışanları bir araya getirerek, ekibin yapılması gerekenleri daha etkili ve verimli bir şekilde ele almasıdır.Ve ortak bir amaç için tek bir birimde çalışarak, geleneksel ekip düzenlemelerinde olduğu gibi üzerine çalışılan projeyi bir departmandan diğerine geçirmek için zaman kaybetmezler.Bu nedenle bir projenin çeşitli departmanlar tarafından gözden geçirme ve düzenlemelerinde ortaya çıkan tekrarları ve revizyon ihtiyacını azaltır.

Çapraz Fonksiyonel Takımların Avantajları Nelerdir?

Departmandan departmana ilerleyen bir proje yerine, her departmanın süreç içerisinde bir girdisi söz konusu olduğundan, oluşabilecek engeller sürecin başında öngörülebilir.
ÇFT süreç yeniliğini ve yenilikçi ürünleri teşvik ederler.Ortak sorunlara çözümler bulmak için birlikte çalışan çapraz fonksiyonel ekipler, her fonksiyonel grubun kendi başına geliştirebileceğinden daha yenilikçi, daha kapsamlı çözümler bulabilir.
Ekibin kendi içinde karar verme yeteneği sayesinde değişen piyasa koşullarına ve gereksinimlerine daha hızlı cevap verilebilir.
ÇFT, kurumsal hedeflere ulaşılmasına yardımcı olurken müşteri memnuniyetini artırmak için zaman, para ve çaba kullanımını optimize etmek için işbirliği yapar.

Çapraz Fonksiyonel Takımların Dezavantajları Nelerdir?

Doğru personel ve gözetime sahip olmayan tüm projeler gibi, başarısız çapraz fonksiyonel takım projeleri de zaman ve kaynak israfına neden olabilir ve bu nedenle bu organizasyon içinde bir bölünme yaratabilir.
Takım içerisindeki üyelerin rekabet eden öncelikleri olması, takım hedefi yerine kendi çıkarlarını veya departmanlarının çıkarlarını gözetmeleri, farklı seviyelerdeki üyelerin bulunmasının güç dinamiklerini zorlaştırması da başka olası olumsuzluklardandır.
Ancak bir takım verimli ve profesyonel bir şekilde çalışıyor olsa bile, harekete geçme yetkisine sahip değilse ve kuruluş liderlerinden onay veya karar bekleyerek askıda kalırsa etkisiz hale gelebilir.

Etkili Bir Çapraz Fonksiyonel Takım Nasıl Oluşturulur?
Bu kriterler şöyle sıralanabilmektedir;

Takım İçinde Çeşitliliği Sağlayın
Çeşitlilik ÇFT’lerin temel yapı taşıdır.Bahsedilen çeşitlilik kavramı sadece uzmanlıkla sınırlı kalmayıp yaş, statü, geçmiş, bakış açısı, cinsiyet, ırk ve görev süresi çeşitliliği anlamına gelmektedir.Takım ne kadar çeşitliyse hedeflerine ulaşmada o kadar etkili ve üretken olacaktır.

Takıma Etkili İnsanları Dahil Edin
Takımın sadece bir departmanın uzmanlarından oluşmaması, organizasyon içinde etkileyici olan çeşitli departmanlardan üyeler içermesi önemlidir.Organizasyona çeşitli departmanlarından katılım sağlanması takımı var eden bir unsur olmakla birlikte takımın çalışmasının nasıl ve nedenlerini organizasyondaki diğer kişilere etkili bir şekilde iletebilecek kişileri dahil etmek daha sağlıklı bir işleyişi meydana getirecektir.

Açık Hedefler Belirleyin
Üzerinde çalışılan proje çok genişse veya net hedeflere sahip değilse takım bocalamış ve nasıl hareket etmesi gerektiğini bilmeyen bir durumda olabilir. Ancak belirli son tarihler veya kilometre taşları olan net hedefler belirlenirse, ekibin projenin hedeflerine ulaşma olasılığı artacaktır.

Takımın Otoritesini Güçlendirin ve Hiyerarşileri Engelleyin
Takımın üretken ve verimli olabilmesi için organizasyon içerisinde takım üyelerine saygı duyulması gerekmektedir.Projeyle alakalı yetkilerini oluşturmaları ve çalışma süresince hedeflerini pekiştirmeleri bu açıdan önemlidir.Bunun yanında,organizasyonun da takım içerisinde hiyerarşik bir yapıya bürünülmesini engelleyen bir yaklaşım kültürünü benimsemesi gerekir.ÇFT’lerde çeşitlilik, temel bir özellik olduğundan, diğer üyelerden daha az deneyime sahip üyelerin, bakış açılarını paylaşmak için kendilerini güvende hissetmeleri de bir başka gereklilik olarak karşımıza çıkmaktadır.

Olumlu Ve Sağlıklı Çatışma Çözümünü Teşvik Edin
Çatışma durumları her durumda ortaya çıkabilir, ancak ÇFT, bakış açısı, deneyim ve uzmanlık çeşitliliği nedeniyle çatışmalara daha duyarlı olabilir.Takıma seçilen bir veya birkaç lider, tüm ekip üyeleri için çatışma çözme eğitimi düzenleyerek, tartışmalara rehberlik ederek, ekip içinde üyelerin rahatlıkla fikir beyan edebilmelerini kolaylaştıran bir uzlaşma kültürünü oluşturarak çatışmaların olumsuz etkisini en aza indirmeye yardımcı olabilir.

Bir kurumda ÇFT’lerin olması ve bu takımların iyileştirilmiş problem çözme ve hızlı karar verme özelliğine sahip olması, mevcut ürün ve hizmetlerin daha hızlı geliştirilmesi ve potansiyel fırsat alanlarının daha kolay görünebilir olmasını sağlamaktadır.Bu faydalarla beraber iyi koordine edilmemiş ve yapılandırılmamış takımlar kurum açısından ne yazık ki zaman ve kaynak israfına da dönüşmektedir. Kurumun bu çizgiyi iyi analiz etmesi ve uygulama anlamında kriterler çerçevesinde bir yol izlemesi bu olumsuzlukları ortadan kaldırabilir.

KAYNAK